Wer Online-PDF-Tools nutzt, lädt oft sensible Dokumente auf fremde Server – Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bewerbungen oder Rechnungen. Doch wo landen diese Dateien? Und sind sie DSGVO-konform? Wir haben die beliebtesten PDF-Tools unter die Lupe genommen.
Das Problem: Deine Dateien auf fremden Servern
Die meisten Online-PDF-Tools funktionieren so: Du lädst deine Datei auf deren Server hoch, der Server verarbeitet sie und gibt dir das Ergebnis zurück. Das bedeutet: Dein vertrauliches Dokument liegt für eine gewisse Zeit auf einem Server – oft in den USA oder anderen Ländern außerhalb der EU.
Beliebte PDF-Tools im Datenschutz-Check
ilovepdf.com
Server in Spanien (EU), was grundsätzlich gut ist. Allerdings werden Dateien auf deren Server hochgeladen und dort verarbeitet. Die Datenschutzerklärung ist auf Englisch und nicht besonders transparent. Zudem wird viel Werbung eingeblendet, was auf Tracking-Dienste hindeutet.
smallpdf.com
Schweizer Unternehmen mit Servern in der EU. Dateien werden hochgeladen und nach einer Stunde gelöscht. Im kostenlosen Plan gibt es ein Limit von 2 Dateien pro Tag, danach Paywall. Die Datenschutzstandards sind solide, aber der Upload auf externe Server bleibt.
pdf24.org
Deutsches Unternehmen mit Servern in Deutschland – datenschutztechnisch gut aufgestellt. Dateien werden nach der Verarbeitung gelöscht. Der Nachteil: Das Design ist veraltet und die Seite lädt langsam.
PDFHeld
Anders als die Konkurrenz verarbeitet PDFHeld deine Dateien direkt in deinem Browser. Es findet kein Upload auf einen Server statt – deine Dokumente verlassen zu keinem Zeitpunkt deinen Computer. Das ist der höchstmögliche Datenschutzstandard, weil schlichtweg keine Daten übertragen werden.
Worauf du bei der Wahl eines PDF-Tools achten solltest
- Wo stehen die Server? EU-Server sind besser als US-Server
- Werden Dateien hochgeladen? Client-seitige Verarbeitung ist am sichersten
- Wie lange werden Dateien gespeichert? Je kürzer, desto besser
- Gibt es eine deutsche Datenschutzerklärung?
- Werden Cookies und Tracker eingesetzt?
- Ist das Unternehmen in der EU ansässig?
Fazit: Sicherheit geht vor
Wenn du sensible Dokumente bearbeitest, achte darauf wo deine Dateien landen. Die sicherste Option sind Tools die komplett im Browser arbeiten – wie PDFHeld. So bleiben deine Daten dort wo sie hingehören: auf deinem eigenen Gerät.